Microsoft готовит важные перемены в политике хранения данных в своем облачном сервисе OneDrive для корпоративных клиентов. Десятки тысяч компаний по всему миру годами пользовались возможностью бесплатно удерживать огромные архивы данных в облаке, используя учетные записи бывших сотрудников. Но совсем скоро этот практичный, но неофициальный способ сохранения информации будет окончательно закрыт. Впереди — новые платные решения, усиленная защита данных и уверенный переход к современным облачным сервисам хранения и защиты данных.
Эволюция OneDrive: курс на прозрачность и безопасность
В течение многих лет бизнес-пользователи Microsoft OneDrive могли хранить документы, проекты и архивы на аккаунтах уволенных сотрудников практически без ограничений — и без каких-либо дополнительных затрат. Вся система строилась на том, что после ухода работника его учетная запись теряла лицензию, но профиль и прилегающие к нему данные продолжали существовать. Благодаря этому компании экономили значительные суммы на облачных архивах и минимизировали внутренние расходы на backup. Теперь эта эпоха подходит к концу. Корпорация объявила, что с 27 января 2025 года учетные записи OneDrive, находящиеся без лицензии более 93 дней, будут перемещаться в корзину, а затем удаляться без возможности бесплатного восстановления.
Такой шаг связан не только с монетизацией услуг, но и с возрастающими требованиями к информационной безопасности, современному управлению цифровыми активами и стандартами соответствия. По мнению экспертов, новый подход защитит корпоративную информацию от несанкционированного доступа, путаницы с версиями файлов и ненужного дублирования данных.
Как компании хранили данные раньше
Ранее увольнение или переход сотрудника в другую компанию не означал потери данных — достаточно было “заморозить” лицензию и отключить аккаунт в системе Microsoft. Все рабочие документы, переписка и внутренние отчеты сохранялись в облачном профиле и были доступны для поиска, передачи и архивации практически на неограниченный срок. Подобная схема позволяла небольшим и крупным организациям экономить тысячи долларов ежегодно, ведь дополнительная плата за хранение данных бывших работников не требовалась.
Однако подобная практика создавала определенные уязвимости: бывшие сотрудники потенциально могли сохранить несанкционированный доступ, а дубликаты одних и тех же файлов на разных учетных записях затрудняли управление внутренними процессами. Кроме того, требования законодательства в области защиты данных становятся все жестче, и Microsoft решила сделать следующий шаг в развитии своего облачного направления.
Что изменится для корпоративных клиентов
Теперь каждой компании предстоит пересмотреть свои подходы к работе с облачными пространствами и архивами. После 93 дней без лицензии все аккаунты OneDrive, ранее принадлежавшие бывшим сотрудникам, будут автоматически отправляться в корзину, а еще через 93 дня информация будет безвозвратно удалена. Доступ к архиву можно будет сохранить только на платных условиях — за счет приобретения дополнительных лицензий или специальных решений для корпоративного бэкапа. Эта мера позволит обеспечить четкую структуру доступа, а также усилить защиту от потери или утечки важной информации.
Положительным результатом перемен станет более высокая прозрачность облачной инфраструктуры, упрощенная работа с корпоративной документацией и соответствие передовым требованиям безопасности. Microsoft активно инвестирует в новые сервисы для архивации, резервного копирования и восстановления данных, поэтому у компаний теперь появится возможность выбрать именно тот инструмент, который максимально отвечает их задачам и бюджету.
Выгоды и новые возможности для бизнеса
Несмотря на необходимость пересмотра ряда привычных процессов, многие компании отмечают положительные стороны обновленных правил. Теперь организации смогут эффективнее управлять корпоративными цифровыми архивами, быстро находить необходимые файлы, а риск случайных потерь или компрометации данных существенно снизится. Современные инструменты Cloud computing и Data security дадут предприятиям новые способы гибкой настройки прав доступа, централизованного контроля и автоматизации резервного копирования.
Те, кто уже внедряет новые механизмы безопасности и хранения на базе Microsoft, отмечают увеличение надежности благодаря интеграции с экосистемой Windows и гибкой настройке доступа для сотрудников. Теперь полноценная облачная инфраструктура раскрывает новые горизонты для роста и цифровизации бизнеса любой отрасли, а современные технологии архивации делают процесс безопасным и экономически эффективным.
Оптимистичный взгляд в будущее Cloud computing с Microsoft
Рынок облачных технологий эволюционирует, и Microsoft успешно держит курс на инновации, предлагая своим клиентам новые инструменты для удобного и безопасного управления цифровыми активами. Новые правила хранения данных в OneDrive — это шаг к оптимизации работы компаний, обеспечению максимальной защищенности и соответствия мировым стандартам Data security. Современные облачные сервисы становятся драйвером цифровой трансформации бизнеса, создавая условия для роста, развития и уверенного взгляда в будущее.
Microsoft планирует внести существенные изменения в порядок хранения данных уволенных сотрудников в облачном сервисе OneDrive, если компания-владелец профиля не внедрит специальные политики хранения данных или юридические ограничения. Новые правила коснутся всех компаний, использующих облачные решения Microsoft для хранения информации у бывших сотрудников без активации лицензий на их профили.
Даже если организация позаботилась о внедрении политик хранения или юридических удержаний, информация из подобных нелицензированных аккаунтов всё равно будет автоматически перемещена в архив по истечении 93 дней с момента потери лицензии. Хотя данные не будут безвозвратно утеряны, для их восстановления потребуется отдельная оплата – $0,6 (61 руб. на январь 2025 года) за каждый гигабайт необходимой информации. Например, если архив бывшего сотрудника содержит 1 терабайт данных, то компания столкнется с необходимостью единоразово заплатить около $614 (примерно 62,4 тыс. руб.), чтобы вернуть себе полный набор документов.
Но это не единственный расход, который появится у организаций: после разархивирования информации начнутся ежемесячные платежи за хранение. Для каждого гигабайта данных в OneDrive, привязанного к профилю без действующей лицензии, ежемесячная плата составит $0,05 (или 5 руб.). Такая система заставляет руководителей и администраторов внимательно пересмотреть свою бизнес-политику по управлению аккаунтами и расписать действия заранее, ведь непродуманная стратегия может выйти в значительную сумму для корпоративного бюджета.
Расчеты для бизнеса: сколько заплатить за архивы
Рассмотрим ситуацию с абстрактной фирмой, которая имеет 100 учетных записей без лицензий, и в каждом таком профиле хранится по 1 терабайту различной информации. За возврат содержимого из архива по каждой учетке компании придется внести $614, а ежемесячные платежи за хранение этих данных по всем профилям составят $5120, что по текущему курсу Центробанка на январь 2025 года приблизительно равно 520,6 тыс. руб. Таким образом, расходы на обслуживание архивных данных становятся весьма ощутимыми, особенно для средних и крупных компаний, которые раньше не уделяли должного внимания вопросам хранения информации бывших сотрудников.
Внедряемый механизм нацелен на повышение прозрачности и дисциплины в работе с данными внутри организаций, побуждая заблаговременно выстраивать процессы по извлечению нужной информации до архивирования. Подобный подход позволит минимизировать непредвиденные расходы и даст компаниям больше контроля над собственными цифровыми ресурсами.
Времени для принятия решения немного
Те фирмы, которые ранее пользовались лазейкой бесплатного хранения в OneDrive без активации лицензий для профилей уволенных работников, теперь оказались перед выбором. Время на обдумывание ограничено, и организациям необходимо быстро разработать стратегию по обработке и резервному копированию необходимой информации. Первое и наиболее очевидное решение — своевременно забрать все необходимые данные до того, как Microsoft начнет процедуру архивирования. Это не только избавит компанию от дополнительных трат, но и сохранит полный доступ к корпоративным архивам.
Однако стоит помнить, что такое поспешное извлечение информации тоже может идти вразрез с внутренними стандартами и регламентами по хранению персональных данных работников, включая бывших. Особенно это актуально для компаний, в которых установлены строгие политики в области информационной безопасности или соответствия требованиям законодательства, предписывающего определённые сроки хранения информации о персонале.
Что будет, если ничего не предпринимать
В случае, когда администратор не совершает никаких действий, исход может быть довольно плачевным для бизнеса: информация через некоторое время либо будет полностью удалена без права восстановления, либо перемещается в архив, за доступ к которому придется немалую сумму. Это подчеркивает важность проактивного планирования и регулярного аудита пользовательских профилей, чтобы не допустить утраты ценных корпоративных данных.
Переход к новой политике хранения OneDrive — это шанс повысить дисциплину хранения информации, используя оптимистичный подход: теперь каждая компания сможет заранее оценить риски и выбрать наиболее рациональное решение для управления цифровыми архивами. Таким образом, правильное использование возможностей сервиса позволит минимизировать дополнительные расходы и сохранить всю необходимую информацию в безопасности.
Важность правильного управления данными сотрудников
Корректное управление корпоративными электронными данными играет решающую роль в обеспечении стабильной работы компании и соблюдении правовых требований. Когда сотрудник покидает организацию, его данные могут быть переведены в автономный режим, а затем полностью удалены после возврата лицензии. Это происходит автоматически, даже если запись о сотруднике всё ещё находится в каталоге компании. Подобная ситуация способна осложнить передачу дел новому специалисту, занявшему ту же должность, а в отдельных случаях даже привести к юридическим и регуляторным трудностям.
Эффективные решения для сохранения цифрового наследия
Управление жизненным циклом данных требует внимательного подхода и своевременного принятия решений. Своевременное резервное копирование, экспорт и архивирование информации позволяет избежать потери ценных сведений и обеспечивает плавную передачу дел следующему сотруднику. Такая политика поддержки цифрового контента помогает компании не только соответствовать нормативным требованиям, но и сохранять продуктивность внутри коллектива. В результате, компания уверенно смотрит в будущее, имеет возможность предотвращать возможные сложности и обеспечивает стабильную поддержку своих бизнес-процессов в любых рабочих ситуациях.
